ACTIVIDAD 3. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Actividad 3. Administración del Tiempo

La administración del tiempo es la manera de ser y una forma de vivir, considerado el tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores. De acuerdo a sus características puede ser un enemigo o un aliado al organizarlo, puede ser un recurso escaso sino se controla en funcion de las prioridades, puede ser amigo o enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen y hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.

1. Importancia de los Recursos del tiempo.

La administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados.

El administrar este recurso ayuda a recopilar la información necesaria y precisa, tomar decisiones, delegar funciones, establecer objetivos, establecer acciones que permiten alcanzar dichos objetivos en menor plazo, prevenir posibles consecuencias positivas o negativas, aplicando métodos y técnicas para utilizarlo de forma adecuada; ya que en la actualidad se habla es de cumplimiento.

En la administración del tiempo se debe considerar la eficiencia la cual consiste en "hacer más en menos tiempo", la eficacia que es la "calidad", teniendo un control en la planificación y programación en las acciones de los demás. Donde al administrarlo eficazmente, se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan, aplicanco métodos y técnicas, cambiando hábitos.

2. Causas de Malversación del tiempo.

La Malversación del tiempo radica en el uso inadecuado del recurso, dónde no se planifica de forma adecuada, trayendo consigo consecuencias irreparables, en algunos casos, y provocando estrés en la persona por invertir demasiado tiempo en actividades por cumplir en los plazos establecidos, por la revisión y el que rehacer.

A continuación se detalla algunas de las causas:

-Se estiman o suponen tiempos equivocados a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, siendo uno de los despardiciadores más comunes.

-Hacer demasiadas cosas en un tiempo muy corto.

-El típico, no saber decir "no" a las distracciones externas.

-Confundir prioridades, trabajando en cosas de segunda o tercera importancia, dejando lo orgente a para después.

-Establecer metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.

-No existe el registro de los compromisos y actividades, lo que no permite administrar eficintemente el tiempo.

Otras actividades que generan pérdida de tiempo son las interrupciones varias, reuniones imprevistas, visitas inesperadas, evasiones de responsabilidades. Además, no queda desapercibido que todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podría estar haciendo.

3. Aspectos para aprovechar el tiempo.

Para la optimización del tiempo se pueden emplear técnicas recomendables para planer las diversas actvidades, produciendo mejores resultados, ya que es un principio fundamental en la planeación del tiempo que "cada hora empleada eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución". Se detalla algunas consideraciones para aprovechar el tiempo:

-Realizar una lista de las actividades del día o de la semana completa.

-Utilizar los últimos 20 minutos de labores,  en planear el día siguiente.

-Se debe procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

-Tener objetivos y programas planeados.

-Asignado el tiempo a tareas en orden de prioridad, o sea se debe utilizar el tiempo en relación a la importancia de las actividades.

-Establecer un determinado tiempo o fechas limites para cumplir con los compromisos.

-Evitar perder de vista los objetivos o los resultados esperados y concentrar los esfuerzos en cada actividad.

-No confundir movimientos con realizaciones y actividades o acciones con resultados.

-El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.  

-Posponer o aplazar la toma de decisiones puede convertirse en hábito que desperdicia Tiempo, se pierden las oportunidades y aumenta la presión de las fechas límite establecidas.

-El mantener a la vista la agenda del día facilita el administrar correctamente el tiempo.

-El  registro de como se piensa utilizar el tiempo en el día, en la semana o en el mes debe ser detallado, ya que omitir detalles es perjudicial para los objetivos del registro del tiempo, como el confiar en la memoria o establecer metas irreales.

Un ejemplo, es en el caso de comenzar el día con un contratiempo, lo primero que recomienda es que se detenga, cuente hasta cinco y ordene las ideas. De estar sentado en la mesa de trabajo, se procura ordenarla, para no tener demasiadas cosas a la vista que agobien. Procediendo a revisar lo que conviene hacer. Jerarquizar los temas de prioridad y dejar aquellos triviales para otro día. Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos. Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamente planeadas, organizadas y priorizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la consecución de los objetivos.

Otro ejemplo  es la antigua fábula de Esopo, "La Gallina de los Huevos de Oro", donde se reconoce que toda persona u organización debe resolver a cada momento, el equilibrio entre lo "Urgente" y lo "Importante", entre el "Hoy" y el "Mañana".

La historia cuenta que un granjero un día va al corral donde tenía a sus gallinas y encuentra un brillante huevo de oro. Aunque duda de su suerte, decide llevar el huevo a su casa donde comprueba que el huevo es de oro auténtico. Desde ese día, todas las mañanas el granjero encuentra un huevo de oro debajo de una de sus gallinas en el corral y pronto se hace rico. Mientras aumenta su riqueza, también aumenta su impaciencia con los huevos que pone la gallina. En un intento por obtener todo el oro de la gallina de una sola vez, la abre, pero no sólo no encuentra nada adentro sino que la mata. Con la muerte de la gallina, sobreviene también la desaparición de su riqueza.

En esta se mantiene el desafío de la sostenibilidad y el uso del tiempo, donde en algunos momento se prioriza los resultados a corto plazo y se pone en riesgo el bienestar a largo plazo.

Es por ello que el aprovechar el tiempo depende de las personas bien intencionadas, productivas y predispuestas al cambio, que operan bajo su nivel de conciencia y percepcion. Tener autodominio sobre las disciplinas y saberes que permitan superar las situaciones dadas de manera satisfactoria,  que conllevan a las acciones.